Musterbrief für Antwort auf Voranfrage

Sie sollten die Voranfrage so genau wie möglich beantworten, damit sich der Interessent
ein klares Bild von Ihrer Leistungsfähigkeit machen kann, da mit der Voranfrage geklärt werden soll,
welcher Anbieter für seine Problemlösung infrage kommt.
Die Antwort auf eine Voranfrage dient zugleich der Information, sowie der Selbstdarstellung.
Egal, ob Ihre Antwort positiv oder negativ ausfällt, sollten Sie einige Worte über das eigene Unternehmen, die Angebotspalette oder über die Leistungsfähigkeit schreiben.
WICHTIG: Lassen Sie nichts Positives aus, selbst wenn es nebensächlich erscheint. Oft bekommt der Inreessent viele Antworten auf seine Voranfrage und in den meisten Fällen wird eine Entscheidung auf Grundlage des Briefes entschieden. Folgendes sollte die Antwort auf eine Voranfrage enthalten.
Bei einer Zusage:

• deutliches Interesse an dem Auftrag zeigen
• alle Fragen genau beantworten, bei Unklarheiten telefonisch
nachfragen
• Leistungsfähigkeit folgendermaßen beweisen:




1. Zeigen, dass man in der Sache kompetent ist
2. besondere Fähigkeiten beschreiben
3. erklären, warum Sie besonders geeignet für die zu erwartenden Aufgaben sind
4. Referenzen nennen
5. Informationsmaterial beilegen und evtl.im Brief daraud hinweisen




• Zeitrahmen angeben: Lieferzeiten, frühstmöglicher Beginn
• Nochmals Interesse am Aftrag betonen
• Gruß
  

Bei einer Absage:

• Interesse am Anfrager zeigen
  
• genau auf die Fragen eingehen und dabei Kompetenz zeigen
• bedauern, dass die Voranfrage abschlägig beantwortet werden muß
• Begründung der Absage
  
• Hinweis auf Alternativen oder zukünftige Bereitschaft erklären
  
• Informationsmaterial beilegen, im Brief darauf hinweisen
• Zeitrahmen angeben: Lieferzeiten, frühstmöglicher Beginn
• Nochmals Interesse am Aftrag betonen
• Gruß

  Absender Vorname Name Straße Hausnr. PLZ Ort Empfänger Firma bzw. Vorname Name Straße Hausnr. PLZ Ort	19.04.2024
  Ihre Voranfrage vom 12.04.2007
  Sehr geehrte Damen und Herren, für Ihr Interesse an unseren Produkten danken wir Ihnen. Unsere Leistungfähigkeit wird Sie bestimmt überzeugen - können wir mit unserer Angebotspalette doch genau Ihre Anforderungen erfüllen. Da wir in den nächsten zwei Monaten genügend Kapazitäten frei haben, können wir Ihren Auftrag zuverlässig und schnell ausführen. Unser Unternehmen nimmt, obwohl es erst seit 1998 besteht, bereits eine führende Stelung in der Branche ein: Unsere Kunden schätzen uns wegen unserer Zuverlässigkeit und Innovationskraft. Wesentliche Neuerungen auf dem Sektor wurden von uns entwickelt. Aufträge in einem Umfang, wie Sie ihn ankündigten, haben wir im vergangenen Jahr mehrfach erfolgreich ausgeführt. Durch unsere neue Fertigungshalle ist eine noch effektivere und kostengünstigere Fertigung möglich. Ein Vorteil,der uneingeschränkt unseren Großkunden zugute kommt. Eine Referenzliste haben wir Ihnen beigelegt. Haben Sie Interesse an einer Zusammenarbeit? Dann erstellen wir gern unser Angebot für Sie. Mit freundlichen Grüßen